Vous perdez du temps à rechercher vos mails ? Grâce au système de filtres de la messagerie Google, il est utile d’y mettre bon ordre avec ces quelques réglages astucieux.
lus de 1OOO mails dans votre boîte de réception... Il est temps de faire un peu de ménage. Ça tombe bien. Car, en dépit de son interface austère, Gmail est l'un des services de messagerie les plus complets. Google oblige, le moteur de recherche permet de mettre rapidement la main sur un mail égaré. Encore faut-il se souvenir de l’expéditeur, de la date de réception ou de l’intitulé du message. Pour s’y retrouver à coup sûr, mieux vaut organiser sa boîte de messagerie et classer soigneusement les messages. Gmail dispose à cet effet d’outils très performants. Les règles de filtrage et les “libellés” permettent une gestion totalement personnalisée.
Créer un libellé
ETAPE1
Connectez-vous à votre compte Gmail. La première étape consiste à créer les dossiers où vous rangerez les messages reçus et envoyés en fonction de leur nature (personnels, professionnels, etc.) et de leur niveau de priorité. Dans la terminologie de Gmail, un dossier s’appelle un libellé. Pour en créer un, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée située en haut à droite de l’écran, puis choisissez la commande Paramètres. Placez-vous ensuite sur l’onglet Libellés et cliquez sur Nouveau libellé. Indiquez le nom de ce dossier (Professionnel, par exemple) et cliquez enfin sur le bouton Créer.
ETAPE2
Classer les mails manuellement...
Vous pouvez déplacer “à la main” chaque courrier reçu vers ce nouveau dossier. Cliquez sur l’intitulé Boîte de réception dans la colonne gauche, puis sur l’un des messages. Dans la barre d’icônes supérieure, cliquez sur Déplacer vers et sélectionnez, par exemple, le libellé Professionnel. Pour accéder au contenu du dossier et retrouver votre mail, cliquez sur Professionnel dans le volet gauche de l’interface. Si vous avez créé de nombreux libellés, ils ne seront pas tous affichés. Dans ce cas, cliquez sur Plus. Classer ainsi des centaines de messages demande néanmoins beaucoup de temps. Définissez plutôt des règles de classement, qui se chargeront d’aiguiller automatiquement les mails vers tel ou tel dossier.
ETAPE3
... ou automatiquement
Cliquez successivement sur l’icône Paramètres (une roue dentée en haut de la fenêtre) et sur l’option Paramètres. Puis, dans l’onglet Filtres, sur le bouton Créer un filtre. Vous devez maintenant indiquer les critères qui présideront au tri des messages. Saisissez ainsi le nom d’un expéditeur dans le champ De, ou celui d’un destinataire (À), ou l’objet du message, si celui-ci contient (ou pas) tel ou tel mot, s’il est assorti (ou non) d’une pièce jointe. Pour aiguiller les courriers envoyés par vos collègues dans un dossier particulier, entrez l’adresse mail de votre employeur (@nom de l'employeur) dans le champ expéditeur (De) et cliquez sur le lien Créer un filtre à partir de cette recherche. Dans la fenêtre suivante, cochez la case Appliquer le libellé, déroulez le menu Sélectionner un libellé et choisissez le dossier Professionnel créé à l’étape 1. Cliquez sur Créer un filtre pour terminer. Si vous souhaitez transmettre une règle de filtrage à un collègue pour qu’il l’applique à sa boîte de réception, retournez dans les paramètres de Gmail. Activez l’onglet Filtres, cochez la règle à partager et cliquez sur le bouton Exporter. Envoyez le fichier mailf ilters.xml à votre correspondant. L’intégration de la règle de tri s’effectue en cliquant sur le lien Importer des filtres situé en bas de l’onglet Filtres.
ETAPE4
Supprimer ou transférer des mails
Si vous voulez effacer ou transférer des mails envoyés par l’un de vos contacts, activez de nouveau l’onglet Filtres des paramètres de Gmail. Cliquez sur Créer un filtre. Dans le champ De, entrez le nom ou prénom de la personne (Dominique, par exemple), cliquez sur Créer un filtre à partir de cette recherche, cochez la case Supprimer pour détruire les e-mails de Dominique et cliquez sur Créer un filtre.
Le panneau des options de filtres contient d’autres commandes. Ainsi, pour relayer les messages de Dominique vers une autre adresse (et non plus les supprimer), cliquez sur Ajouter une adresse de transfert, indiquez l’adresse du compte en question et cliquez successivement sur Suivant, Continuer et OK. Réceptionnez le code de confirmation envoyé sur l’adresse mail de transfert, copiez-le dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur Valider. Placez-vous ensuite sur l’onglet Filtres, cliquez sur Modifier et Continuer. Cochez la case Transférer à, sélectionnez l’adresse de transfert et optez pour Mettre à jour le filtre.
ETAPE5
Archiver les pièces jointes
Les filtres de Gmail permettent de placer les messages accompagnés de pièces jointes dans un dossier particulier. Cliquez d’abord sur l’icône Paramètres, puis sur l’onglet Filtres, créez le filtre et cochez la case Contenant une pièce jointe. Cliquez ensuite sur Créer un filtre à partir de cette recherche, cochez la case Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver) et cliquez enfin sur Créer un filtre. Les courriels avec pièce jointe atterriront désormais dans le libellé Tous les messages accessible depuis le menu déroulant Plus, qui se trouve dans la colonne gauche
ETAPE6
Combiner les règles de filtrage
Gmail vous permet de définir jusqu’à vingt filtres pour votre boîte de réception. Il est également possible de créer des règles complexes grâce aux fonctions logiques (OR et AND ; OU et ET, en français). Dans le champ De, saisissez par exemple la commande exemple@exemple.com OR exemple1@exemple1.com pour que la règle s’applique aux messages envoyés par l’un ou l’autre de ces deux correspondants. Vous pouvez également combiner une adresse mail avec un nom (“Dominique" AND exemple@exemple.com) ou encore créer une règle pour repérer les courriels qui contiennent - ou ne contiennent pas - tel ou tel mot. Vous trouverez l’intégralité des opérateurs utilisés par Gmail sur le site https://support.google.com/mail/ answer/7190#.
ETAPE7
Filtrer les mails sortants
Les filtres automatiques ne s’appliquent pas qu’aux courriels reçus. Pour mettre de l’ordre dans les mails que vous envoyez, indiquez l’adresse d’un destinataire dans la zone de saisie À, puis cliquez sur Créer un filtre à partir de cette recherche. Il ne vous reste plus qu’à indiquer le libellé où seront conservés les messages, décider s’ils doivent être considérés comme importants, bénéficier d’un suivi ou être transférés vers une autre adresse mail afin d’en garder une copie en lieu sûr
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